NIP-7 – co to jest i w jakich sytuacjach się składa?

Formularz przeznaczony dla osób niebędących przedsiębiorcami lub niepodlegających rejestracji w CEIDG:

• prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą lub
• podlegających zarejestrowaniu jako podatnicy podatku od towarów i usług, lub będących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług, lub
• będących płatnikami podatków, lub
• będących płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, lub
• niemających nadanego numeru PESEL, lub
• wykonujących działalność, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców.

W szczególności jest to więc formularz dedykowany dla osób prowadzących działalność nierejestrową. Zgłoszenie identyfikacyjne składa się w związku z nadaniem numeru NIP, a zgłoszenie aktualizacyjne w związku z aktualizacją danych podawanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym, np. zmianą nazwiska, adresu zamieszkania, dowodu osobistego czy numeru rachunku bankowego. Na aktualizację danych obowiązuje termin 7 dni od dnia, w którym wystąpiły zmiany. Aktualnie obowiązuje wersja 6 formularza NIP-7.

NIP-7 można złożyć zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym zgłoszenie przekazywane przez internet należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Formularz NIP-7 jest przeznaczony dla osób niebędących przedsiębiorcami lub niepodlegających rejestracji w CEIDG, którzy w szczególności wykonują działalność, o której mowa w art. 5 ust.1 ustawy Prawo przedsiębiorców, czyli działalność nierejestrowaną. Zgodnie z tym przepisem nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i która w okresie ostatnich 60. miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Działalność nierejestrowaną może prowadzić osoba fizyczna przy równoczesnym spełnieniu dwóch warunków:

• miesięczne przychody z tej działalności nie przekroczą limitu, czyli 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku oraz
• w okresie ostatnich 60 miesięcy(5 lat) osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie wykonywała działalności gospodarczej.

Działalność nierejestrowana, nawet jeśli charakteryzuje się tymi samymi cechami co działalność gospodarcza, czyli jest zorganizowaną działalność zarobkową, wykonywaną we własnym imieniu i w sposób ciągły, to wyjątkowo nie jest traktowana jak działalność gospodarcza, przy czym decydującym kryterium jest wysokość przychodów.

Działalność nierejestrowana może być pod warunkiem, że uzyskane przychody nie przekroczą w żadnym miesiącu 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Limit miesięcznych przychodów dla działalności nieewidencjonowanej w 2025 roku wynosi 3499,50 zł.

Dla celów rozliczenia podatku dochodowego działalność nierejestrowana nie jest zatem traktowana jak działalność gospodarcza, a przychody uzyskane z działalności nierejestrowanej rozliczane są jako przychody z innych źródeł. Zgodnie bowiem z art. 20 ust. 1ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się również przychody osiągane z działalności, o której mowa w art. 5 ust.1 ustawy Prawo przedsiębiorców. Przychody z działalności nierejestrowanej rozlicza się w zeznaniu rocznym PIT-26, formularz ten wśród źródeł przychodów posiada oddzielny wiersz „działalność nierejestrowana”, w którym wykazuje się przychody, koszty, dochód i należny podatek z działalności nierejestrowanej.

Działalność nierejestrowana jest to zatem określenie funkcjonujące na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odrębne od pojęcia działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów tej ustawy zdefiniowanej w art. 5a ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepisy w tym zakresie są jasne i nie ulega wątpliwości, że działalność nierejestrowana nie jest traktowana jak działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odrębne zasady dotyczą natomiast podatników podatku od towarów i usług. Ustawa o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) zawiera bowiem własną definicję podatnika i działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Przy czym na mocy ust. 2 działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. W konsekwencji oznacza to, że na gruncie przepisów ustawy o VAT, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem VAT, gdy prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. Bez znaczenia pozostaje czy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną będzie prowadziła działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT jako podatnik VAT czynny, czy też jako podatnik VAT zwolniony, w obu przypadkach osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest traktowana, jako podatnik prowadzący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT, co powoduje konieczność uzyskania numeru NIP.

W konsekwencji osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma obowiązek dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego w celu uzyskania numeru NIP, co następuje poprzez złożenie formularza NIP-7. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może uzyskać numer NIP poprzez złożenie formularza NIP-7, nie należy składać wówczas formularza CEIDG-1, ponieważ jest to wniosek przeznaczony dla osób chcących dokonać rejestracji działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak stanowi art. 6 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, podatnicy podatku od towarów i usług są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu, a więc przed dokonaniem pierwszej dostawy towarów bądź świadczenia usług.

Odrębność działalności nierejestrowanej od przepisów ustawy o VAT potwierdzają wydawane interpretacje indywidualne. Przykładowo w interpretacji indywidualnej sygn. 0111-KDIB3-3.4018.5.2018.2.MS z dnia 24 września 2018 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że  z punktu widzenia ustawy o VAT osoba prowadząca działalność nierejestrową będzie podatnikiem VAT, jeśli prowadzi działalność gospodarczą zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. Wnioskodawca miał wątpliwości czy na obowiązek wystąpić do Urzędu Skarbowego o nadanie Numeru Identyfikacji Podatkowej poprzez zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 (zaznaczając w nim w części A.4. pkt 2 – Osoba podlegająca zarejestrowaniu jako podatnik podatku od towarów i usług lub będąca zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług). Dyrektor KIS uznał, że Wnioskodawca świadcząc usługi kosmetyczne i kosmetologiczne na rzecz osób fizycznych w ramach działalności nierejestrowanej (spełniając warunki określone w ustawie – Prawo przedsiębiorców) prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług. Tym samym Wnioskodawca jest podatnikiem w rozumieniu tej ustawy. W konsekwencji – w związku z tym, iż świadcząc usługi kosmetyczne i kosmetologiczne w ramach działalności nierejestrowanej Wnioskodawca będzie w rozumieniu przepisów ustawy o podatku VAT podatnikiem, Wnioskodawca będzie zobowiązany wystąpić o nadanie numeru identyfikacji podatkowej – NIP. Przy czym Wniosek o nadanie numeru identyfikacji podatkowej – NIP Wnioskodawca powinien złożyć na druku NIP-7 (zaznaczając w nim w części A.4. pkt 2 osoba podlegająca zarejestrowaniu jako podatnik podatku od towarów i usług lub będąca zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług).