Faktura zaliczkowa

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnik zobowiązany jest wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• świadczenia usług:
  • telekomunikacyjnych,
  • wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy,
  • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
  • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
  • stałej obsługi prawnej i biurowej,
  • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  • z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

• dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem:

• dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 1b;
• dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 4.

Fakturę zaliczkową należy wystawić:

• nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś całość lub część zapłaty;
• nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty na poczet przyszłej dostawy towaru lub przyszłego wykonania usługi.

Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych wcześniej części, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie poszczególnych zaliczek.

W przypadku, gdy część płatności została udokumentowana fakturą zaliczkową, fakturę końcową wystawia się zgodnie z zasadami ogólnymi, czyli nie wcześniej niż 60. dnia, a jednocześnie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery identyfikujące poprzednie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, a w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane – numery poprzednich faktur.

W obrocie gospodarczym transakcje bywają bardzo różne, wszystko zależy od potrzeb przedsiębiorców. Naturalnym procesem może być wpłacenie zaliczki z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usługi. Może się jednak wydarzyć sytuacja, że po wpłaceniu zaliczki, transakcja nie dojdzie do skutku, gdyż kupujący się wycofa. Jeżeli po wystawieniu faktury zaliczkowej wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Obowiązek korekty dotyczy zarówno przypadku, gdy płatność miała charakter zaliczki i jest zwracana nabywcy, jak i sytuacji, gdy płatność stanowiła wadium zatrzymywane przez sprzedawcę.

Obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania zaliczki powstaje tylko i wyłącznie na gruncie podatku VAT. Oznacza to, że ze strony sprzedawcy, faktura zaliczkowa zostanie wykazana w ewidencji VAT sprzedaży. Kupujący natomiast wykaże wpłaconą zaliczkę na podstawie faktur zaliczkowej w swojej ewidencji VAT zakupu.

W podatku dochodowym ani sprzedawca, ani nabywca nie rozliczy tej faktury, gdyż sama zaliczka nie stanowi przychodu podatkowego ani nie może być wydatkiem uznanym za koszt uzyskania przychodu. Rozliczenie podatku dochodowego nastąpi dopiero w momencie rozliczenia ostatecznego zaliczki.