Wydatki eksploatacyjne pojazdów -limity obowiązujący w roku 2025

Przedsiębiorcy wykorzystujący samochody osobowe do prowadzonej działalności gospodarczej co do zasady mogą odliczać 50% kwoty podatku VAT od wydatków na paliwo, naprawy, części i akcesoria samochodowe, opłaty parkingowe przejazdy autostradą oraz od innych wydatków eksploatacyjnych związanych z tymi pojazdami. Dotyczy to samochodów osobowych w dysponowaniu mieszanym (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). Przy czym warunki konieczne do spełnienia, aby samochód osobowy został uznany za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika są bardzo restrykcyjne, lecz po ich spełnieniu przedsiębiorcy przysługuje pełne odliczenie VAT od paliwa i wydatków eksploatacyjnych związanych z tym pojazdem. Z samochodem osobowym w dysponowaniu firmowym mamy do czynienia, gdy przedsiębiorca zgłosi pojazd do urzędu skarbowego na druku VAT-26 jako samochód firmowy, sporządzi regulamin użytkowania samochodu wykluczający nawet potencjalny jego użytek na cele prywatne i prowadzi kilometrówkę dla celów VAT, tylko wtedy przedsiębiorcy przysługuje pełne odliczenie VAT (art. 86a ust. 3 i 4 ustawy o VAT). W praktyce większość firmowych samochodów osobowych jest wykorzystywana przez przedsiębiorców do celów mieszanych, przez co podatnicy mają prawo do odliczenia jedynie 50% kwoty VAT od wydatków na paliwo i eksploatację tych pojazdów.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego w dysponowaniu mieszanym. Wyłącznie przypadku samochodu osobowego w dysponowaniu firmowym, po spełnieniu wskazanych powyżej warunków uznania go za pojazd wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, przedsiębiorca może ujmować w kosztach pełną kwotę wydatków poniesionych na paliwo i eksploatację tego pojazdu. Odnośnie natomiast wydatków na paliwo i eksploatację związanych z samochodem osobowym wprowadzonym do ewidencji środków trwałych i wykorzystywanym do celów mieszanych, przedsiębiorca ujmuje w kosztach uzyskania przychodów 75% kwoty tych wydatków, przy czym limit obejmuje wartość netto wydatków oraz kwotę podatku VAT naliczonego niepodlegającego odliczeniu.

Pan Adam, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług IT będący czynnym podatnikiem VAT, wykorzystuje w swojej firmie samochód osobowy do czynności opodatkowanych. Samochód jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, przy czym Pan Adam nie zgłosił go do urzędu skarbowego na druku VAT-26, nie sporządził regulaminu użytkowania pojazdu w firmie i nie prowadzi kilometrówki dla celów VAT.

Pan Adam poniósł następujące wydatki:

1. Zakup paliwa: 615 zł brutto (w tym 23% VAT)
2. Wymiana oleju silnikowego: 369 zł brutto (w tym 23% VAT)

Ile można odliczyć VAT i zaliczyć do kosztów podatkowych z tytułu wydatków na paliwo i wymianę oleju silnikowego?

Skoro Pan Adam nie zgłosił samochodu osobowego do urzędu skarbowego na druku VAT-26, nie sporządził regulaminu użytkowania w firmie i nie prowadzi kilometrówki dla celów VAT, to samochód jest w dysponowaniu mieszanym. Oznacza to, że od wydatków na paliwo i eksploatację poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu osobowego w działalności co do zasady przysługuje prawo do 50% odliczenia VAT i 75% ujęcia w kosztach podatkowych.

Odliczenie VAT:

1. zakup paliwa:

• Kwota netto: 500 zł
• VAT (23%): 115 zł

Podatek VAT do odliczenia: 50% x 115 zł = 57,50 zł

2. Wymiana oleju silnikowego:

• Kwota netto: 300 zł
• VAT (23%): 69 zł

Podatek VAT do odliczenia: 50% x 69 zł = 34,50 zł

Ujęcie wydatków w kosztach uzyskania przychodów:

1. zakup paliwa:

• Kwota netto: 500 zł
• Nieodliczony VAT (50%): 57,50 zł

Kwota zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu: 75% × (500 zł + 57,50 zł) = 75% × 557,50 zł = 418,13 zł

2. Wymiana oleju silnikowego:

• Kwota netto: 300 zł
• Nieodliczony VAT (50%): 34,50 zł

Kwota zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu: 75% × (300 zł + 34,50 zł) = 75% × 334,50 zł = 250,88 zł

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Oznacza to, że wydatki na paliwo i eksploatację prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy, czyli niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, lecz użytkowanego przez przedsiębiorcę w celach firmowych, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 20% kwoty poniesionych wydatków.

Pani Katarzyna, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług graficznych będąca czynnym podatnikiem VAT, wykorzystuje w swojej firmie do czynności opodatkowanych samochód osobowy prywatny, niewprowadzony do ewidencji środków trwałych. W związku z tym przysługuje jej prawo do odliczenia 50% VAT i ujęcia w kosztach 20% poniesionych wydatków.

Pani Katarzyna poniosła wydatek na wymianę oleju silnikowego 369 zł brutto (w tym 23% VAT).

Odlicza 50% VAT: 50% x 69 zł = 34,50 zł

Nieodliczony VAT (50%): 34,50 zł

Kwota zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu: 20% × (300 zł + 34,50 zł) = 20% × 334,50 zł = 66,90 zł.