Czy faktura musi być podpisana?
Wystawianie faktur to jedna z podstawowych czynności w obrocie gospodarczym. Pytanie czy faktura musi być podpisana, aby była uznana za ważną i spełniała wymagania prawne, pojawia się wśród wielu przedsiębiorców.
W artykule przyjrzymy się, jakie elementy są wymagane na fakturze i czy podpis jest jednym z nich.
Program do fakturowania online
Przetestuj za darmo przez 30 dni! Prosty i szybki sposób na wystawianie faktur.
Jakie dane powinna zawierać faktura VAT?
Wymogi formalne dotyczące wystawianych przez podatników faktur VAT zostały określa w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem faktura powinna zawierać następujące dane:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem.
Podpis na fakturze
Zauważmy, że wśród obowiązkowych danych na fakturze nie wskazano podpisu podatnika ani upoważnionej przez przedsiębiorcę do wystawiania faktur osoby trzeciej. Podpis na fakturze nie jest obligatoryjnym elementem faktury, na dokumencie nie musi znajdować się ani podpis wystawcy ani odbiorcy.
Faktura bez podpisu jest ważna i zgodna z obowiązującymi w Polsce przepisami, wystarczy, że dokument spełnia wymogi formalne, czyli zawiera wszystkie obowiązkowe dane wymienione w art. 106e ustawy o VAT. Przy czym katalog danych, które powinna zawierać faktura określony w ustawie o VAT, jest katalogiem otwartym. Oznacza to, że oprócz wymaganych przez ustawodawcę danych, przedsiębiorca wystawiający fakturę może umieścić na dokumencie dodatkowe dane, takie jak podpis, pieczątkę czy uwagi do faktury.
Przykład
Pan Piotr niedawno rozpoczął swoją działalność gospodarczą specjalizującą się w usługach marketingu internetowego. W ramach świadczonych usług Pan Piotr oferuje wsparcie w zakresie reklamy w mediach społecznościowych oraz optymalizacji stron internetowych dla lokalnych firm. Przedsiębiorca właśnie przygotowuje swoją pierwszą fakturę dla kontrahenta. Faktura jest wystawiana w formie elektronicznej i ma zostać wysłana drogą mailową. Pan Piotr zastanawia się, czy powinien dodać podpis na fakturze, aby spełniała ona wszystkie wymogi formalne. Jako początkujący przedsiębiorca, chce mieć pewność, że jego dokumenty są zgodne z przepisami i budują profesjonalny wizerunek firmy.
Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami nie ma obowiązku umieszczania podpisu na fakturze, aby była uznana za ważną, wystarczy, że dokument zawiera wszystkie niezbędne dane, takie jak:
- data wystawienia,
- datę wykonania usługi,
- numer faktury,
- dane sprzedawcy oraz odbiorcy,
- opis wykonanej usługi,
- kwoty netto, VAT i brutto.
Wystawienie i przesłanie faktury drogą mailową jest całkowicie zgodne z przepisami. Dodanie podpisu jest opcjonalne – można to zrobić dla podkreślenia formalności dokumentu, ale nie jest to konieczne.
Karolina Szopa
Księgowa