Czy można wystawić fakturę bez posiadania firmy?

Faktura VAT to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający obowiązkowe dane wskazane w ustawie o VAT. Czynni podatnicy VAT dokumentując czynności opodatkowane podatkiem VAT wystawiają faktury VAT. Do wystawiania faktur VAT uprawnieni są jedynie podatnicy, którzy dokonali rejestracji do VAT na druku zgłoszeniowym VAT-R. Przy czym rejestracji można dokować także jako podatnik VAT zwolniony, deklarując korzystanie ze zwolnienia podmiotowego (na podstawie limitu obrotów) lub przedmiotowego (na podstawie rodzaju wykonywanych czynności).

Podatnicy zwolnieni z VAT są uprawnieni do wystawia faktur wskazując podstawę zwolnienia (art. 113 ust. 1 lub 9 albo art. 43 ustawy o podatku od towarów i usług). Faktura dokumentująca czynności zwolnione z VAT nie zawiera kwoty VAT, stawki VAT i wartości netto.

Działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy o VAT (art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług) obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Rejestracja jako podatnik VAT nie jest równoznaczna z prowadzeniem działalności gospodarczej, jednak zazwyczaj dotyczy przedsiębiorców, którzy dokonują sprzedaży opodatkowanej VAT i są zobowiązani do wystawiania faktur zgodnych z przepisami prawa podatkowego.

Najczęstszym przykładem osób fizycznych zarejestrowanych jako podatnicy VAT, ale nieprowadzących działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, są osoby fizyczne wynajmujące nieruchomości prywatnie, jeśli wynajem nie jest uznany za działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, ale spełnia definicję działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT. Należy podkreślić, że fakt prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT nie oznacza jeszcze automatycznie, że osoba wynajmująca nieruchomość prywatnie musi wystawiać faktury z podatkiem VAT, a tym samym odprowadzać podatek VAT do urzędu skarbowego. W większości przypadków można skorzystać ze zwolnień z VAT (zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe). Należy przy tym podkreślić, że podlegając pod przepisy ustawy o VAT, osoba fizyczna prowadząca najem prywatny (nieprowadząca działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców) może wystawiać faktury:

• bez VAT – gdy korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT,
• z VAT – gdy jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.

Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy VAT nie są uprawnione do wystawiania faktur. Jeżeli zatem dana osoba nie prowadzi działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców ani w rozumieniu ustawy o VAT, to nie może dokumentować sprzedaży na podstawie faktur. Osoby prywatne, które nie są podatnikami VAT (czynnymi ani zwolnionymi z VAT), mogą natomiast wystawiać rachunki. Zgodnie bowiem z art. 87 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Mowa tu o działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Ordynacja podatkowa, rozumie się przez to każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców.

Zwróćmy uwagę, że definicja działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Ordynacja podatkowa jest bardzo szeroka i obejmuje także czynności wykonywane samodzielnie, a więc w szczególności działania osób fizycznych podejmowane w ramach umów cywilnoprawnych. W konsekwencji osoby fizyczne wykonujące określone czynności na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło) są uprawione do wystawiania rachunków. Rachunek wystawia się nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania (art. 87 ust. 3 ustawy Ordynacja podatkowa).

Pojawia się jednak pytanie – czy możliwe jest wystawienie rachunku w sytuacji, gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców ani nie wykonuje czynności na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenie czy umowa o dzieło)? W takiej sytuacji z pomocą przychodzi jeszcze tzw. działalność nierejestrowana. Prowadząc działalność nierejestrowaną można dokumentować dokonaną sprzedaż na podstawie rachunków. Dodatkowo, jeżeli działalność nierejestrowana jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT, to osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest uprawniona także do wystawiania faktur. Jeżeli korzysta ze zwolnienia z VAT, to na fakturach należy wskazać podstawę zwolnienia (zwolnienie podmiotowe z VAT jest dostępne do limitu 200 000 zł, jednak trzeba pamiętać że część wykonywanych czynności podlega bezwzględnemu wykluczeniu ze zwolnienia podmiotowego z VAT np. usługi prawnicze czy doradcze). Faktura wystawiona przez podatnika zwolnionego z VAT nie musi zawierać numeru NIP, dzięki czemu jest możliwe wystawienie jej przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną.

Działalność nierejestrowana to forma drobnej działalności zarobkowej, którą można prowadzić bez formalnej rejestracji firmy. Działalność nierejestrowana nie wymaga więc wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej (CEIDG) ani zgłoszenia do ZUS, co oznacza brak obowiązku płacenia składek na ubezpieczenie społeczne.

Prowadząc działalność nierejestrowaną trzeba jednak pamiętać o konieczności rozliczenia się z podatku dochodowego. Definicja działalności nierejestrowanej została zawarta w art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, zgodnie z tym przepisem nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną w każdej chwili może złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, działalność ta staje się działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców z dniem określonym we wniosku. Jeżeli przychód należny z działalności nierejestrowanej przekroczył w danym miesiącu limit dla działalności nierejestrowanej, to staje się ona działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie limitu. Limit dla działalności nierejestrowanej od stycznia 2025 roku wynosi  3499,50 zł miesięcznie.

Szczegółowe informacje dotyczące działalności nierejestrowanej w artykule: Działalność nierejestrowana