Duplikat faktury - kiedy i jak prawidłowo wystawić?

Duplikat faktury to dodatkowy egzemplarz faktury wystawiony zazwyczaj na wniosek nabywcy. Duplikat wystawiany jest w sytuacji, gdy pierwotna faktura uległa zniszczeniu, uszkodzeniu lub zaginęła. Zasady wystawiania duplikatów faktur uregulowane zostały w art. 106l ustawy o podatku od towarów i usług.

W przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:

• na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
• zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

Faktura wystawiona ponownie:

• zawiera datę wystawienia;
• może zawierać wyraz „DUPLIKAT”.

Duplikat to w istocie faktura zawierająca te same dane co faktura pierwotna z dodatkowym oznaczeniem „duplikat” i datą wystawienia duplikatu faktury.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują formy wyrażenia wniosku o wystawienie duplikatu faktury, może to być zarówno prośba ustna jak i na piśmie.

Pan Marek posiadający jednoosobową działalność gospodarczą zajmuje się sprzedażą sprzętu i akcesoriów ogrodniczych. Przedsiębiorca wystawił 15 czerwca 2024 roku fakturę dokumentującą sprzedaż narzędzi ogrodowych dla swojego kontrahenta. Niestety w październiku, w wyniku pożaru w części magazynowej, pan Marek utracił wszystkie dokumenty znajdujące się w pomieszczeniu, w tym wspomnianą fakturę czerwcową. Pan Marek na podstawie danych z faktury będącej w posiadaniu nabywcy może wystawić duplikat faktury.

Pan Andrzej, będący przedsiębiorcą, zakupił partię specjalistycznych narzędzi od firmy i otrzymał od sprzedawcy fakturę dokumentującą transakcję. Po pewnym czasie, gdy Pan Andrzej przystąpił do księgowania dokumentów, zorientował się, że faktura dokumentująca nabycie narzędzi została zagubiona. Aby rozliczyć zakup dla celów podatku VAT i prawidłowo ująć go w księdze podatkowej Pan Andrzej zwrócił się do sprzedawcy z prośbą o ponowne przesłanie dokumentu.

W takiej sytuacji sprzedawca powinien wystawić duplikat faktury. Duplikat faktury powinien być dokładnym odwzorowaniem wystawionej wcześniej i dostarczonej nabywcy faktury, musi zawierać wszystkie te same dane, które zawierała oryginalna faktura, jednak powinien zostać uzupełniony o dodatkowe oznaczenie „duplikat” oraz datę wystawienia duplikatu. Dzięki temu duplikat stanie się pełnoprawnym dokumentem księgowym, umożliwiającym prawidłowe księgowanie i rozliczenie podatku VAT po stronie nabywcy.