Faktura proforma

Faktura proforma jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Dokument ten często jest stosowany i wysyłany potencjalnemu klientowi jako dokument do przelewu. Po wpłacie środków, następstwem może być faktura zaliczkowa.

Pan Jan jest producentem mebli. Dostał zapytanie o wykonanie biurka spersonalizowanego według parametrów klienta. Koszt całkowity wykonania wskazanego biurka wynosi 4000 zł. Pan Jan wystawił dokument proforma do wpłaty zaliczki na materiał w wysokości 30% zamówienia, tj. 1200 zł. Klient wpłacił środki na rachunek bankowy, na podstawie otrzymanego dokumentu proforma. U Pana Jana otrzymującego środki powstał obowiązek podatkowy w VAT. Następstwem tych czynności jest wystawienie faktury zaliczkowej na dokonaną wpłatę. Pan Jan może teraz zabrać się do dzieła. Rozliczenie tego zamówienia będzie w momencie kompletnego wykonania biurka.

Faktura proforma jak na wstępie wspomniano, nie jest dokumentem księgowym. W związku z tym nie ma swoich uregulowań w przepisach podatkowych – nie spełnia wymogów faktury VAT. Przepisy ustawy o VAT dotyczące podatku od towarów i usług nie przewidują, w celu dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem, wystawiania dokumentów określanych mianem faktur proforma.

Zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa Finansów dotyczące dokumentów określanych mianem faktur pro-forma od dnia 1 stycznia 2013 r. w wyniku nowelizacji rozporządzenia fakturowego (vide rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz. U. poz. 1428) został zniesiony obowiązek oznaczania faktur wyrazami „Faktura VAT„.

Za fakturę jest zatem uznawany dokument zawierający dane wymagane na podstawie ww. rozporządzenia fakturowego, przy czym nie musi on już zawierać oznaczenia „Faktura VAT”. Obowiązujące od 1 stycznia 2013 r. regulacje nie wymagają również, aby dokument ten zawierał wyraz „Faktura”. Powyższe zmiany zostały wprowadzone w celu implementacji dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 189 z 22.07.2010, str. 1).

Powołane przepisy dotyczące podatku od towarów i usług nie przewidują, w celu dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem, wystawiania dokumentów określanych mianem faktur pro-forma.

Najważniejsze dwie główne informacje o fakturze proforma:

• nie jest dokumentem księgowym oraz
• nie powoduje obowiązku podatkowego.

Proforma nie jest fakturą, więc nie należy jej ujmować w rejestrach VAT. Nie powoduje obowiązku podatkowego, więc sprzedawca nie powinien ujmować jej w rejestrach VAT podatku należnego. Sytuacja odwrotna, nabywca nie ma prawa rozliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanej faktury pro-forma.

Faktura proforma jak już wiemy – nie jest dokumentem księgowym. Jest natomiast dokumentem związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą. Każdy podatnik ma obowiązek przechowywania dokumentów związanych z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej w okresie 5 kolejnych lat.