Faktura VAT

Przepisy dotyczące zasad i obowiązku wystawiania faktury VAT znajdują swoje podstawy w kilku źródłach prawa, mianowicie:

• rozdział “Fakturowanie” sekcja 3 – Dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej,
• 106b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, oraz
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur.

Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych, faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, powinny zawierać następujące dane:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym
• otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem;
• w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
  a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
  b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty – wyrazy „metoda kasowa”;
• w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
• w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których zobowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
• w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;
• w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
  a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
  b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
  c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
• w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
• w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
  a) przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych,
  b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, oraz statków powietrznych;
• w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
• w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
  a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
  b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Ogólna zasada wystawienia faktury VAT zgodnie z art. 106i ustawy o podatku od towarów i usług wskazuje, że fakturę wystawia się nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę.

Wyjątkami od ogólnej zasady są szczególne procedury fakturowania. W odniesieniu do wskazanych poniżej czynności, fakturę VAT należy wystawić:

• 30. dnia od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
• 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych,
• 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów (z wyjątkiem usług stanowiących import usług),
  • z upływem terminu płatności (z wyjątkiem usług stanowiących import usług) – w przypadku:
  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  • świadczenia usług: telekomunikacyjnych
  • wymienionych świadczenia usług wymienionych w 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do Ustawy o VAT
  • świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze
  • świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia
  • stałej obsługi prawnej i biurowej
  • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
• 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją. Przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania.

W przypadku, gdy podatnik VAT nie dotrzyma wskazanego powyżej terminu, zależnego od rodzaju transakcji, może doznać negatywnych skutków ze strony organów. W myśl art. 112b ustawy o podatku od towarów i usług, za popełnienie powyższego czynu naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości do 30% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego, kwoty zawyżenia zwrotu różnicy podatku, zwrotu podatku naliczonego lub różnicy podatku do obniżenia podatku należnego za następne okresy rozliczeniowe.

Dodatkowo zgodnie z art. 54 §1 – Kodeks karny skarbowy, podatnik, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania lub nie składa deklaracji, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.

W przypadku, gdy podatnik w ogóle nie wystawiłby faktury, nawet po określonym terminie, może podlegać jeszcze pod art. 62 – Kodeks karny skarbowy. Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie.

Każdy z podatników VAT czynnych, zobowiązany jest do wystawiania faktur VAT lub paragonów na rzecz kupujących, usługobiorców. Odpowiednia stawka VAT zależy od rodzaju towaru lub usługi. Stawki VAT w Polsce są następujące:

• 23% – podstawowa stawka podatku od towarów i usług
• 8% – stawka obniżona, dotyczy m.in. budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym, usług związanych z kulturą, sportem, rekreacją
• 5% – stawka obniżona, obejmuje m.in. podstawowe produkty żywnościowe (np. pieczywo, nabiał), artykuły dla niemowląt, książki i e-booki
• 0% – stawka preferencyjna, stosowana między innymi w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów oraz w eksporcie towarów

Przy zastosowaniu stawki 0 % sprzedawca nie płaci podatku, ale ma prawo do odliczenia VAT od zakupu towarów i usług z związanych z daną transakcją.

W przypadku wątpliwości czy stosowana przez podatnika stawka VAT jest prawidłowa, może on wystąpić do administracji skarbowej o Wiążącą Informację Stawkową.

Postanowienia Ustawy nie zawierają przepisów, które wprost odnosiłyby się do kwestii anulowania faktury. Przyjmuje się jednak, że faktura może zostać anulowania, jeśli łącznie spełnione zostaną następujące warunki:

• transakcja, która wskazana jest na fakturze nie miała miejsca – faktura nie dokumentuje więc rzeczywistego zdarzenia.
• faktura mająca zostać anulowana nie została wprowadzona do obiegu, tj. nie została dostarczona nabywcy.

W przypadku faktury elektronicznej, która została wysłana do nabywcy i automatycznie przez niego odebrana – np. za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), to nie ma możliwości jej anulowania. W takiej sytuacji dokument ten uznaje się za trwale i bezpowrotnie wprowadzony do obrotu prawnego, gdyż nie ma możliwości jego odzyskania.

W każdym innym przypadku, zwłaszcza jeśli chociażby jeden z dwóch powyższych warunków nie został spełniony, podatnik ma za obowiązek wystawić fakturę korygującą i nie przysługuje mu prawo do anulowania faktury.

Fakturę korygującą wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana na fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Przepisy ustawy o VAT nie określają żadnego terminu, w jakim podatnik miałby wystawić fakturę korygującą, a jedynie okoliczności w jakich musi wystawić taką korektę.

W związku z powyższym, fakturę korektę można wystawić do upływu okresy przedawnienia.

Innym rodzajem dokumentu korygującego jest nota korygująca. Do jej wystawienia ma prawo nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o podatku od towarów i usług. Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury pierwotnej.

Oprócz najbardziej powszechnej faktury VAT, w obrocie gospodarczym występują jeszcze inne rodzaje faktur, m.in.:

• faktury proforma,
• faktury uproszczone (do 450 zł brutto),
• faktury zaliczkowe i rozliczeniowe (końcowe),
• faktury do paragonu.

W zależności na jakim etapie procesu transakcji jesteśmy, takimi rodzajami faktur będziemy się posługiwać.

W obrocie wewnątrzwspólnotowym, tzn. z krajami UE, oraz w transakcjach z krajami trzeciego świata (poza UE), również sprzedaży dokonujemy na podstawie odpowiednich faktur VAT. Ważne jest, że w takim obrocie nie stosujemy faktur zaliczkowych. Faktura VAT zostaje dopiero wystawiona zgodnie z powstaniem obowiązku podatkowego. W transakcjach zagranicznych możemy wymienić następujące rodzaje:

• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT),
• świadczenie usług poza terytorium kraju (ŚPTK),
• eksport towarów.

Gdy faktury wystawiane są w obcej walucie, podatnik musi pamiętać o prawidłowym zastosowaniu kursu waluty. Zgodnie z zasadami określającymi kurs waluty do przeliczenia, podatnik bierze pod uwagę kurs waluty obcej według średnich kursów NBP z poprzedzającego dnia roboczego dzień zakończenia dostawy towaru lub usługi.

Co do obowiązków przechowywania faktur związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, to każdy podatnik powinien przechowywać dokumentację dla urzędu skarbowego przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania.  Dotyczy to wszelkich dokumentów dla celów podatkowych.

tNajczęściej popełniane błędy na fakturach to przede wszystkim:

• błędna stawka,
• błędna data sprzedaży,
• wystawienie faktury po terminie,
• zaniżona podstawa opodatkowania,
• błędny nabywca – pusta faktura,
• błąd w adresie lub numerze NIP,
• błędne oznaczenie świadczenia.