Faktura VAT-OSS

WSTO to dostawa towarów wysyłanych przez dostawcę (lub na jego rzecz) z terytorium jednego państwa członkowskiego do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

Towary są dostarczane do:

• podatnika, który nie ma obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub
• osoby prawnej niebędącej podatnikiem, która nie ma obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub
• do podmiotu niebędącego podatnikiem, czyli najczęściej do osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

WSTO obejmuje także przypadki dostawy towarów, gdy dostawca pośrednio uczestniczy w ich wysyłce lub transporcie, na przykład zleca wysyłkę lub transport towarów osobie trzeciej, która dostarcza towary do nabywcy.

Sposób rozliczenia wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość zależy od tego, czy przekroczysz limit 10 tys. euro (42 tys. zł) wartości dostaw towarów i świadczenia usług na rzecz odbiorców z innych państw Unii Europejskiej w skali roku.

Do limitu wliczasz:

• wartość dostaw towarów sprzedawanych konsumentom z innych państw Unii Europejskiej
• wartość usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych (tak zwane usługi TBE) świadczonych na rzecz konsumentów z innych państw Unii Europejskiej.

Jeśli wartość twojej sprzedaży dla konsumentów z Unii Europejskiej nie przekroczy limitu, masz do wyboru jedną z trzech opcji:

• rozliczasz sprzedaż tak samo jak sprzedaż krajową
• dobrowolnie zarejestrujesz się do VAT w kraju konsumentów
• rejestrujesz się do systemu VAT OSS, w którym rozliczasz całą sprzedaż dla konsumentów z innych państw Unii Europejskiej.

Jeśli wartość twojej sprzedaży dla konsumentów z Unii Europejskiej przekroczy limit, masz do wyboru jedną z dwóch opcji:

• rejestrujesz się do VAT w każdym państwie Unii Europejskiej, w którym sprzedajesz swoje towary
• rejestrujesz się do systemu VAT OSS, w którym rozliczasz całą sprzedaż dla konsumentów z innych państw Unii Europejskiej.

W celu dokonania rejestracji do procedury unijnej należy:

1. Wypełnić zgłoszenie VIU-R – zgłoszenie informujące w zakresie unijnej procedury szczególnej rozliczania VAT, zaznaczając cel zgłoszenia: Rejestracja.
2. Przesłać zgłoszenie – za pomocą systemu e-Deklaracje – do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
3. W przypadku działania przez pełnomocnika należy złożyć oryginał pełnomocnictwa PPS-1.

W zgłoszeniu VIU-R znajduje się oświadczenie, że dane adresowe przekazane w ramach zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług VAT-R są aktualne oraz zgoda na otrzymywanie pism (informacji) wyłącznie drogą elektroniczną.

Podatnik rejestrujący się do procedury unijnej wykorzystuje numer (identyfikator podatkowy NIP), za pomocą którego został już zidentyfikowany na potrzeby podatku od towarów i usług w związku z posiadaną w Polsce siedzibą działalności gospodarczej lub stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście, w związku z dokonywaniem rozliczeń za pośrednictwem OSS, nie nadaje zatem nowego identyfikatora.

Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście, w przypadku spełnienia przesłanek do zarejestrowania się do procedury unijnej, potwierdza zgłoszenie wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres e-mail podany w zgłoszeniu rejestracyjnym.

W sytuacji kiedy podatnik nie spełnia warunków niezbędnych do korzystania z procedury unijnej, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście informuje podatnika – również wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres e-mail podany w zgłoszeniu rejestracyjnym – o wydaniu postanowienia o odmowie przyjęcia zgłoszenia. Na postanowienie służy zażalenie w terminie 7 dni od dnia doręczenia.

Co do zasady, rejestracja jest skuteczna od pierwszego dnia kwartału kalendarzowego następującego po kwartale, w którym podatnik złożył zgłoszenie VIU-R. Jednakże w przypadku, gdy podatnik rozpoczął świadczenie usług/dokonywanie dostaw towarów przed tą datą, ich rozliczanie w ramach procedury unijnej zaczyna obowiązywać od pierwszego dnia świadczenia usług/dokonywania dostaw towarów, pod warunkiem, że podatnik – do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym po raz pierwszy dokonano świadczenia usługi/dostawy towarów – zgłosi Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście rozpoczęcie działalności w ramach procedury unijnej. W takim przypadku podatnik będzie obowiązany do złożenia deklaracji VAT obejmującej kwartał kalendarzowy, w którym miało miejsce pierwsze świadczenie usług/dostawa towarów.

Podatnik, który został zidentyfikowany na potrzeby procedury unijnej, obowiązany jest składać do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście – za pomocą systemu e-Deklaracje – deklaracje VAT, w których rozliczane będą świadczone usługi, wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość lub dostawy krajowe (ułatwiane przez operatorów interfejsów elektronicznych uznanych za dostawców).

Deklaracje VAT składa się za okresy kwartalne do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

Podatnik korzystający z procedury unijnej przekazuje deklarację VAT za każdy kwartał kalendarzowy, niezależnie od tego, czy wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość oraz dostawa krajowa objęta procedurą miała miejsce lub czy usługi objęte procedurą były świadczone. W przypadku, gdy podatnik stosujący procedurę unijną w trakcie okresu rozliczeniowego nie dokonał żadnych czynności objętych tą procedurą oraz nie dokonuje korekt odnoszących się do poprzednich deklaracji, wówczas składa zerową deklarację VAT.

Kwoty wykazane w deklaracji VAT wyrażane są w EUR i nie podlegają zaokrągleniu w górę ani w dół. Podatnik wykazuje i uiszcza dokładną kwotę VAT.

W przypadku gdyby np. usługi świadczone w określonym państwie członkowskim konsumpcji objęte były zwolnieniem z podatku VAT, podatnik nie powinien ich uwzględniać w deklaracji VAT (w deklaracji VAT trzeba natomiast wykazać usługi z podziałem na stawki podatku: podstawową i obniżoną, jeśli któreś z państw członkowskich taką niższą stawkę stosuje do przedmiotowych usług).

Każdej złożonej deklaracji VAT zostanie przypisany jednostkowy, unikatowy numer referencyjny (UNR). Podatnik – za pomocą środków komunikacji elektronicznej – zostanie poinformowany o nadaniu takiego numeru. Numer referencyjny deklaracji należy zawsze podawać podczas dokonywania płatności (bez numeru referencyjnego nie będzie można skutecznie dokonać płatności i należy liczyć się z nie uznaniem takiej wpłaty za dokonaną w terminie). Unikatowy numer referencyjny dla procedury unijnej składa się z kodu państwa członkowskiego identyfikacji, numeru VAT i okresu (kwartał/rok), za który składane jest rozliczenie np. PL/PLXXXXXXX/Q4.2024.

Termin płatności podatku VAT-OSS jest ostatni dzień miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym. Płatność zrealizowana następnego dnia roboczego po upływie miesiąca następującego po kwartale, jeżeli ten ostatni dzień przypada na święto lub dzień wolny od pracy, jest traktowana jako płatność po terminie.

Stawki podatku w procedurze VAT-OSS stosowane są zgodnie ze stawkami podatku VAT w kraju odbiorcy towaru lub usługi, np. 19% VAT podstawowego w Niemczech.

Na oficjalnej stronie Unii Europejskiej znajdziemy wszystkie stawki podatku VAT stosowane w każdym z poszczególnych krajów UE.

Podatnik w ramach procedury unijnej musi prowadzić ewidencję transakcji objętych tą procedurą. Ewidencja musi być przechowywana przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji.

Ewidencja prowadzona przez podatnika musi zawierać następujące informacje:

• państwo członkowskie konsumpcji, w którym dokonywane są dostawy towarów lub świadczone są usługi;
• rodzaj świadczonych usług lub opis i ilość towarów będących przedmiotem dostawy;
• datę świadczenia usług lub dokonania dostawy towarów;
• podstawę opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty;
• wszelkie kolejne kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania;
• zastosowaną stawkę VAT;
• kwotę należnego VAT ze wskazaniem zastosowanej waluty;
• datę i kwotę otrzymanych płatności;
• wszelkie płatności zaliczkowe otrzymane przed dostawą towarów lub świadczeniem usług;
• w przypadku, gdy wystawiono fakturę – informacje zawarte na fakturze;
• w przypadku usług – informacje wykorzystywane do określenia miejsca, w którym usługobiorca ma siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania, lub zwykłe miejsce pobytu, natomiast w przypadku towarów – informacje wykorzystywane do określenia miejsca rozpoczęcia i zakończenia wysyłki lub transportu towarów do nabywcy;
• wszelkie dowody dotyczące możliwości zwrotów towarów, w tym podstawę opodatkowania i zastosowaną stawkę VAT.

Faktura wystawiana w procedurze VAT-OSS nie różni się od zwykłej faktury VAT. Najbardziej istotną informacją umieszczoną na tej fakturze jest zastosowanie odpowiedniej stawki VAT obowiązującej w kraju odbiorcy towaru lub usługi. Faktura VAT-OSS może zostać wystawiona w obcym języku.

Z założenia OSS ma na celu uproszczenie obowiązków w zakresie podatku VAT nałożonych na podatników dokonujących dostaw towarów i świadczących usługi osobom niebędącym podatnikami na terytorium UE. Uproszczenia te polegają na:

• zniesieniu obowiązku rejestracji do VAT w innych krajach UE w momencie przekroczenia limitu sprzedaży wysyłkowej na rzecz osób prywatnych;
• ujednoliceniu limitu sprzedaży dla sprzedaży towarów i usług elektronicznych, nadawczych oraz telekomunikacyjnych dla każdego kraju UE;
• możliwości rozliczania zagranicznego podatku VAT w polskim urzędzie skarbowym;
• możliwości składania jednej deklaracji VAT w formie elektronicznej, na której rozliczana jest sprzedaż zagraniczna prowadzona we wszystkich krajach UE;
• rozliczaniu podatku VAT w procedurze VAT OSS za okresy kwartalne do końca miesiąca następującego po danym kwartale.