Jak wystawić fakturę?

Faktura to dokument księgowy potwierdzający dokonanie transakcji sprzedaży towaru lub usługi. Jest podstawowym elementem obiegu dokumentów w obrocie gospodarczym i stanowi dowód dla celów podatkowych. Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Aktualnie podatnicy mają dowolność w sposobie sporządzania faktur, które mogą być wystawiane w formie papierowej, elektronicznej lub ustrukturyzowanej.

Poszczególne definicje zawarte zostały w art. 3 ust. 31-32a ustawy o VAT:

• faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
• faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym;
• faktura ustrukturyzowana to faktura wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Niezależnie od sposobu wystawiania faktur, podatnik musi określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Faktura musi zawierać określone przepisami elementy, aby była prawidłowa. Przepis art. 106e zawiera katalog danych, jakie powinna zawierać faktura. Są to elementy obligatoryjne, których podanie ma na celu prawidłowe zidentyfikowanie dla celów podatkowych stron transakcji, rodzaju transakcji i wartości służących do określenia w kwotach wysokości zobowiązania podatkowego. 

Faktura powinna zawierać:

1. Datę wystawienia;
2. Kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. Numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
5. Numer za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
6. Datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. Miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. Cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. Kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. Stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych;
13. Sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. Kwotę należności ogółem.

W razie, gdy faktura wystawiana jest w walucie obcej, kwota podatku VAT (o ile występuje) musi zostać podana w przeliczeniu na polskie złote.

Zdarza się, że faktura musi zawierać dodatkowe oznaczenia takie jak: metoda kasowa, samofakturowanie, odwrotne obciążenie, mechanizm podzielonej płatności czy procedura marży. Wszystkie te oznaczenia wskazują albo na szczególny sposób rozliczenia podatku VAT stosowany przez podatnika, albo na dodatkowe obowiązki stron transakcji w zakresie rozliczenia podatku VAT.

Podstawowym dokumentem wykorzystywanym w obrocie gospodarczym dokumentującym transakcje zawarte między przedsiębiorcami jest faktura VAT. Faktura korygująca służy do naprawienia błędów lub potwierdzenia zmian warunków zawartej transakcji wskazanych na fakturze pierwotnej. Faktura korygująca powinna więc zawierać dodatkowo numer kolejny oraz datę wystawienia faktury korygującej, numer faktury pierwotnej (faktury korygowanej), której dotyczy faktura korygująca, przyczynę korekty oraz oznaczenie „faktura korygująca” lub „korekta”. Duplikat faktury wystawia się w razie, gdy wystawiona pierwotnie faktura zginie lub ulegnie zniszczeniu, w związku z czym wystawiając duplikat faktury należy podać datę wystawienia duplikatu i oznaczenie „duplikat”.

Warto podkreślić, że częstą praktyką w obrocie gospodarczym jest posługiwanie się fakturą proforma, trzeba jednak mieć na uwadze że jest to jedynie forma oferty handlowej, który nie stanowi dowodu księgowego i w żadnym razie nie należy wykorzystywać jej do celów ewidencyjnych. Faktura proforma nie jest dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji i nie uprawnia nabywcy do odliczenia VAT. W przypadku zawarcia transakcji opłaconej na podstawie faktury proforma, do faktury proforma sprzedawca bezwzględnie powinien wystawić fakturę VAT.

Zgodnie z ogólną zasadą wystawienia faktur zawartą w art. 106i ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przy czym jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, to fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Jest to ogólna zasada, od której istnieje szereg wyjątków dotyczących sprzedaży towarów lub usług, do których stosujemy szczególne zasady ustalania momentu obowiązku podatkowego, a co za tym idzie obowiązują także inne terminy wystawiania faktur. Przykładowo do tego typu wyjątków należą usługi budowlano-montażowe, telekomunikacyjne, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej, gazu przewodowego, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób i mienia czy stałej obsługi prawnej i biurowej.