Nabywca to podmiot, który formalnie dokonuje zakupu towaru lub usługi. Nabywca jest stroną umowy sprzedaży i ponosi wszelkie prawa oraz obowiązki wynikające z przepisów prawa cywilnego i podatkowego. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać w szczególności imię i nazwisko lub nazwę nabywcy oraz adres i numer identyfikacji podatkowej nabywcy. W konsekwencji nabywca dla sprzedawcy jest jedyną stroną transakcji z punktu widzenia rozliczeń podatkowych i to właśnie dane nabywcy, takie jak nazwa firmy, adres, NIP muszą znaleźć się na fakturze i są kluczowe dla celów ewidencji księgowej i rozliczeń podatkowych.

Odbiorca to podmiot, który faktycznie przyjmuje dostarczony towar lub korzysta z usługi. Może to być zarówno osoba fizyczna, jak i inna firma, która nie jest stroną umowy zakupu, ale bierze udział w realizacji transakcji, np. poprzez odbiór towaru w imieniu nabywcy. Odbiorca nie jest zatem stroną transakcji w kontekście podatkowym.

Jeżeli odbiorca różni się od nabywcy, to na fakturze mogą znaleźć się dane odbiorcy, jednak należy mieć na uwadze że nie są to obowiązkowe dane jakie, jakie powinna zawierać faktura. Należy także pamiętać, że dane odbiorcy nie mogą zastąpić danych nabywcy. Analogicznie stroną transakcji w kontekście podatkowym nie jest także płatnik, który jedynie płaci za towar lub usługę. Jeżeli płatnik różni się od nabywcy to jego dane również mogą znaleźć się na fakturze, ale nie są obowiązkowym elementem faktury i nie mogą zastąpić danych nabywcy.

Poprawne rozróżnienie między nabywcą a odbiorcą jest istotne dla celów księgowych i podatkowych. Błędne wskazanie tych danych na fakturze może prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach VAT, trudności z uznaniem kosztów podatkowych lub problemów podczas kontroli organów podatkowych.

Faktura powinna jasno wskazywać, kto jest nabywcą, a kto odbiorcą, jeżeli odbiorca różni się od nabywcy towaru lub usługi. Najbardziej przejrzystym rozwiązaniem stosowanym przez przedsiębiorców jest wykazywanie danych nabywcy i danych odbiorcy w odrębnych polach na fakturze, co pozwala na precyzyjne określenie:

• danych nabywcy, czyli strony transakcji w kontekście podatkowym oraz
• danych odbiorcy, do którego ma zostać dostarczony towar lub usługa.

Dane odbiorcy pojawiają się na fakturze zazwyczaj wtedy, gdy różni się on od nabywcy, co często ma miejsce w przypadku złożonych łańcuchów dostaw lub usług realizowanych na zlecenie.

Zakup towarów z dostawą do innej lokalizacji – nabywcą jest firma X zamawiająca towar, natomiast odbiorcą magazyn, do którego towar ma zostać dostarczony.

Zlecenie usługi na rzecz innego podmiotu – firma X zleca wykonanie usługi, ale usługa realizowana jest na rzecz firmy Y – wtedy firma X jest nabywcą, a firma Y odbiorcą.